Como se realiza la traducción y legalización de documentos para Italia? Que es el Apostille? Que países han firmado la Convención de la Haya?
Para que un documento emitido por el propio país de origen, sea valido para poder ser utilizado legalmente en Italia, sera necesario que se proceda a su legalización por intermedio de las autoridades competentes en el país que emitió el documento original.
La legalización de un documento significa que la autoridad competente, deberá validar la firma de un responsable del Ente que emitió el documento. Con esta validación de la firma del documento, el mismo se reconoce como auténtico y por lo tanto, resulta valido para ser utilizado en un país distinto del que lo emitió.
En base a los distintos acuerdos internacionales, el procedimiento para la legalización de documentos puede variar. En particular, el acuerdo más importante a considerar es la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961 que establece la abolición de la legalización de los documentos públicos extranjeros. Por lo tanto, es de fundamental importancia establecer si el país que emitió el documento ha adherido o no a la citada Convención, ya que el procedimiento de legalización cambia como consecuencia.
En el caso de los países que no adhieren a la Convención de La Haya, el procedimiento de legalización es el siguiente: el documento original debe ser validado por la autoridad competente del país que ha expedido el documento (casi siempre es el Ministerio de Asuntos Exteriores). Después de la validación, el documento debe ser traducido por un traductor acreditado por el consulado italiano. Por último, el documento original validado y traducido, será depositado en consulado italiano para su inspección. El consulado procede a verificar que el documento ha sido validado de acuerdo con la legislación del país de origen y garantizara la conformidad de la traducción, mediante la aplicación de un sello. Una vez que realice este procedimiento en el documento original, el mismo sera válido en Italia y podrá ser presentado ante la autoridad que lo ha solicitado.
En el caso de los países que adhieren a la Convención de La Haya, sera necesario que al documento original se le aplique el sello de Apostille. En general, la autoridad competente para la aplicación del Apostille es el Ministerio de Asuntos Exteriores del país de origen, no obstante es recomendable verificar siempre, cual es el Ente u Organismo encargado de este procedimiento.
Apostille o Apostillado
El Apostille es una anotación específica que está firmado por las autoridades nacionales en el documento original y sustituye a la legalización consular del país donde se utilizará el documento. En general el Apostille, puede tomar la forma de un sello, un archivo adjunto a la hoja de documento original u otras formas, siempre que exista una conexión material entre el certificado y el Apostille correspondiente. Después de poner el Apostille en el documento, el siguiente paso es traducir el documento de la lengua original al italiano.
A este punto sera necesario, ir al consulado italiano presente en el país de origen e informarse en la lista de traductores autorizados que puedan realizar la traducción del documento original al que ya se ha aplicado el Apostille. Una vez completada la traducción, sera nuevamente necesario presentar el documentó ante el consulado italiano a los fines de solicitar la correspondiente legalización de la traducción. Después de este último paso, el documento puede ser presentado ante la autoridad italiana que lo ha solicitado.
La Convención de Viena del 8 de septiembre 1976 (ratificado por Italia en 1978)
Este acuerdo internacional, que ha sido firmado por un pequeño número de estados, elimina por completo los procedimientos de traducción y legalización. Es un acuerdo extremo de confianza mutua entre los estados miembros. Esto prevé que se utilicen formularios multilingües predispuestos por la citada Convención. Los documentos realizados en el ámbito de los países en cuestión, son validos en origen, al menos para los Estados firmantes del acuerdo.
La legalización en la Unión Europea
Por el momento no existe una norma general para los países que integran la Unión Europea, que permita la exención de legalización y traducción de documentos realizados en los países miembros. Sólo hay una aplicación sectorial del Reglamento en relación con áreas específicas individuales. No obstante, se prevé como parte de las intenciones de la Unión Europea, en un futuro, sea posible unificar criterios en materia.
Países que adhieren a la Convención de la Haya
Los siguientes son los países que han ratificado la Convención: Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Bahamas, Barbados, Belice, Bielorrusia, Bosnia y Herzegovina, Botsuana, Brunei, Chipre, Croacia, El Salvador, Eslovenia, Estados Unidos de América, Federación Rusa, Fiyi, Hungría, Israel, Japón, Lesoto, Letonia, Liberia, Lituania, Macedonia, Malaui, Malta, Mauricio, México, Niue, Panamá, República Checa, Rumania, San Cristóbal y Nieves, San Marino, Seychelles, Sudáfrica, Suiza, Surinam, Swazilandia, Tonga, Turquía, Ucrania, Venezuela, Yugoslavia.
Traducción de documentos de extranjeros
Si el documento ha sido en el exterior en un idioma extranjero, para que pueda tener validez en Italia, debe ser legalmente traducido. Esto significa que las traducciones deben llevar la declaración de conformidad con el original traducido, para lo cual se le aplica el sello de: Traducción certificada. Por lo tanto sera necesario servirse de un traductor oficial (cuya firma luego será legalizada por el Consulado Italiano) sólo en los países donde existe una figura jurídica del traductor legal y oficial.
En los países donde esta no existe el atributo de traductor oficial por la legislación local, la certificación de conformidad de la traducción, sera colocada directamente por el Consulado italiano.
Se prevé una excepción a la obligación de la traducción en caso de utilizar los formularios multilingües en el contexto de la Convención de Viena de 8 de septiembre de 1976, ratificado por Italia de acuerdo a la Ley no 870 del 21 de diciembre de 1978, para la emisión de extractos destinados a probar la fecha y lugar de nacimiento, matrimonio y muerte.
Legalización de documentos extranjeros
La legalización de documentos: certificados, actas, etc.. Del país de origen, es una dificultad que afecta a todos los inmigrantes en Italia que necesitan revalidarlos para poder utilizarlos en los distintos tramites burocráticos, como el matrimonio, solicitud de ciudadanía italiana, Nulla Osta o autorizaciones especiales, el certificado de nacimiento y otras actos para los que no es posible realizar una auto-certificación.
Un ciudadano extranjero puede – en las mismas condiciones que un ciudadano italiano – auto certificar determinadas circunstancias, siempre que ya sean oficialmente conocidas y se adquirieron en una oficina publica italiana. Por ejemplo, en el caso de nacimiento en Italia de un hijo de extranjeros, será posible auto-certificar su nacimiento. Por el contrario, si el niño nace en el extranjero no es posible hacer uso de la auto certificación, ya que no se conoce oficialmente ni resulta registrado en ninguna oficina pública italiana.
En otras palabras, lo que no es posible auto certificar, sera certificada por medio de documentos que se han legalizado, por lo que no se pueden ser utilizados directamente en Italia con un certificado, incluso si está munido de una traducción certificada por un intérprete oficial registrado, si no se ha legalizado previamente en el consulado italiano en el país de origen.
En alternativa se puede hacer por intermedio de las oficinas consulares en Italia. Un certificado también puede ser expedido por el consulado del país extranjero que opera en Italia, que es, por definición, la representación administrativa de todas las oficinas del país de origen. Si bien no esta prevista por ninguna ley del Estado, esta práctica es, de hecho, reconocido como un procedimiento alternativo viable.
Los actos mencionados anteriormente están sujetos al pago de los derechos a que se refiere la tasa consular actualmente existente.
Auto certificación de documentos en Italia
La auto certificación es una declaración que la persona interesada escribe y firma en su propio interés sobre: estados, hechos y calificaciones personales, para ser utilizado en tramites con la administración publica y gestores de servicios públicos. En caso de relaciones con sujetos privados, el uso de este recurso, queda librado a la aceptación por parte del interesado.
El 1 de enero 2012 han entrado en vigor las nuevas disposiciones sobre los certificados y declaraciones juradas, de acuerdo con el art. 15 de la Ley n.183 del 12 de noviembre de 2011. A partir de esa fecha, los certificados tendrán validez únicamente en las relaciones entre los individuos, mientras que las administraciones públicas ya no podrán solicitar o aceptar los certificados, que siempre deben ser reemplazados por la auto-certificación.
Las normas sobre auto certificación se aplican a los ciudadanos italianos y de la Unión Europea, así como a los ciudadanos de terceros países que residen legalmente en Italia, limitándose a datos que pueden verificarse o certificarse en Italia por entidades públicas.
Las declaraciones sustitutivas según los artículos: 46 y 47 del Decreto Presidencial n. 445/2000, puede ser firmadas en presencia del empleado o funcionario competente, o podrá presentarse o enviarse ya firmadas, siempre que sean acompañadas de una fotocopia no autenticado de un documento de identidad del interesado.
Declaración sustitutiva de certificación (art. 46 del Decreto Presidencial 445/2000)
Esta declaración puede ser utilizada como comprobante, mediante declaración, en los siguientes casos:
- Absolución de obligaciones tributarias específicas, con indicación del importe pagado
- Ciudadanía
- De sobrevivencia a cargo de otras personas
- Declaración de estar vivo
- Declaración de ingresos o condición financiera para la concesión de beneficios de cualquier clase prestados por leyes especiales
- Declaración de no encontrarse en estado de liquidación o quiebra y no haber solicitado un procedimiento
- Declaración de ser estudiante
- Desconocimiento de ser sometido a un proceso penal
- Disfrute de derechos civiles y políticos
- Estado civil: soltero, casado, viudo o estado libre
- Estado de desempleo
- Estado de familia
- Estado de retirado y categoría de jubilación o pensión
- Fecha y lugar de nacimiento
- Inscripción en agrupaciones sociales o asociaciones de cualquier tipo
- Inscripción en las asociaciones profesionales, en las listas elaboradas por las administraciones públicas
- Nacimiento de un hijo, muerte del cónyuge, ascendiente o descendiente
- No tener antecedentes penales y no ser destinatario de medidas preventivas, medidas civiles y administrativas o sanciones registradas en los registros penales de conformidad con la legislación vigente
- Pertenencia a ordenes profesionales
- Posesión de cualificación profesional, título de especialización, certificación, formación, actualización y habilidades técnicas
- Posesión y el número del código fiscal, número de IVA y cualquier otro dato o detalle ya presente en los registros tributarios
- Representante legal de las personas físicas o jurídicas, tutor, encargados y similares
- Residencia
- Títulos de estudio, exámenes rendidos
- Todas las situaciones relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones militares, incluidos los certificados en matrícula de estado de servicio
- Todos los datos conocidos por el interesado, contenidos en los registros del Estado Civil
No corresponde pagar ningún impuesto o timbrado por parte del ciudadano, cuando el uso de este tipo de acto sea exento del mismo por la ley.
Los actos y las declaraciones que deban presentarse a la Administración Pública, también se pueden enviar por fax y electrónicamente.
Declaración sustitutiva de declaración jurada (art. 47 del Decreto Presidencial 445/2000)
Se puede utilizar la declaración sustitutiva en lugar de una declaración jurada para todos los estados, hechos y cualidades personales de los que se tenga conocimiento directo.
Tal declaración puede afectar también a circunstancias relativas a otras personas de las que el declarante tiene un conocimiento directo, así como la conformidad con las copias originales de los registros o documentos almacenados o emitidos por una administración pública, copias de publicaciones, copias de los títulos de estudio o de servicio, copias de los documentos fiscales que deben ser conservados obligatoriamente por los privados.
La auto certificación nunca sera admitida para los siguientes certificados:
- De conformidad con la CE
- De origen
- Marcas o patentes
- Médicos
- Sanitarios
- Veterinarios
En el caso de que las autoridades tengan dudas sobre la veracidad de la auto certificación se requieren que se lleven a cabo los controles adecuados. En caso de que la declaración sea incorrecta o incluya actos falsificados, el uso de falsos actos están sancionados en el Código Penal y las leyes especiales en materia (art. 76 del Decreto Presidencial 445/2000). El solicitante perderá el derecho y los beneficios obtenidos por medio de declaraciones basadas en actos falsos.
